会議が非効率で憂鬱（ゆううつ）という声をよく聞きます。しかし、会議はお互いの意識や情報を共有するためには大切な場です。そこで、効率的に会議を進めるためのポイントをお伝えします。
まずは、進行役を明確にしましょう。持ち回りの場合や、固定した役割の場合もあるかと思いますが、今回の進行役は誰かということを、参加する全員に認識してもらうことが重要です。何となく誰かがやるという状況だと、意見を均等に聞くことが難しく、区切りも付けにくいため避けたいところです。
そして次は、終了時間を明確にすることです。何時までという目安を設け、ダラダラと長時間にわたることを避けましょう。いつまでこの時間が続くのかと後ろ向きに思っただけで集中力を欠き、その場にいるだけで思考停止状態になっている人も多くなります。それを事前に防止したいですね。決定事項は時間配分を考えて、速やかに決めましょう。どうしても決まらないときは、仕切り直しします。惰性で延長しないようにしましょう。
また、話を進める中で、誰かがかたくなに意見を曲げなかったり、「どうも納得がいかない」というようにこだわりを強く見せたりして、なかなか決まらないことがあります。これは、内容的に突き詰めなければならない場合と、発言者が単に承認欲求を満たしたい場合の両方があり、後者は厄介です。そのようなとき進行役は、無理やり先に進めるようなやり方はせず、耳を傾ける姿勢が大切です。「譲れない点だけを挙げてください」と一番のこだわりを確認した上で、それ以外のことは譲歩してもらうように促すことが得策です。
また、参加する側は、「特に意見がない」「皆さんの意向に合わせます」と言っておいて、後で決定事項にケチをつけるのはルール違反です。決断を委ねたら、決まったことに従いましょう。もし、避けてほしい選択肢があるなら、「○○以外は同意します」という意思表示をしましょう。おのおのが、明確で簡潔な言葉、相手を尊重する態度を持ち、スムーズな会議を目指したいですね。
日本メンタルアップ支援機構 代表理事 大野 萌子
法政大学卒。一般社団法人日本メンタルアップ支援機構（メンタルアップマネージャ資格認定機関）代表理事、公認心理師、産業カウンセラー、２級キャリアコンサルティング技能士。企業内健康管理室カウンセラーとしての長年の現場経験を生かした、人間関係改善に必須のコミュニケーション、ストレスマネジメントなどの分野を得意とする。防衛省、文部科学省などの官公庁をはじめ、大手企業、大学、医療機関などで５万人以上を対象に講演・研修を行い、机上の空論ではない「生きたメンタルヘルス対策」を提供している。著書に『よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑』（サンマーク出版）ほか多数。
