ＩＴを事例からひも解く「給与計算時期の業務負荷、どう解消する？」

　本連載では、ＩＴ経営マガジン「ＣＯＭＰＡＳＳ」に掲載した全国のＩＴ活用事例をもとに、中小企業の経営において、ＩＴがどのように役立つかを解説していきます。

　総務・経理部門では、締めから支払い時期に業務が集中します。負荷を抑えて効率化するために、ＩＴはどのように活用できるでしょうか。多様な勤務体制を取る医療法人の取り組みを「ＣＯＭＰＡＳＳ　ＯＮＬＩＮＥ」から転載します（記載内容は２０２２年夏時点のものです）。

「頭が痛い」といっても原因は一つではなく、どこの診療科で見てもらえばよいか悩ましいものだ。富山県富山市の医療法人社団桜仁会は、「脳とこころの総合医療」をかかげ、頭痛外来など５科からなる内科・脳神経クリニック、訪問看護サービス、グループホーム精神科デイケアと事業を展開し、地域の医療を支えている。

　約50人のスタッフは、事業の特性から職種は多様で、業務内容に対応したシフト勤務や希望に応じた１日６時間などの時短勤務もある。給与計算にはきめ細かいルール設定を行っていた。

　それゆえ、毎月の給与支払い業務には多くの時間を要し、複雑な処理が多いと仕事が属人化しやすいという課題があった。ＩＴツールの導入費用の一部を国が補助するＩＴ導入補助金が実施されていたこともあり、２０２１年に勤怠・給与分野を中心としたバックオフィスのデジタル化に踏み出した。

　同県内でＩＴツールや機器の販売・サポートサービスを提供する山辺事務機（本社・高岡市）のアドバイスを受けながら、オービックビジネスコンサルタントの「奉行勤怠管理クラウド」「シフト管理ｆｏｒ奉行」「給与奉行クラウド」「給与明細電子化クラウド」を導入した。

　シフト決定から勤怠の記録（ＩＣカードを利用）、休暇申請や承認などをシステム上で行い、勤怠のデータは入力作業なしで給与ソフトに連動（システム間でデータを渡す）できるようになった。毎月の給与明細書は専用アプリを通じてペーパーレスで発行している。

　業務の進め方を変える際、現場は不安や戸惑いを感じることも多い。プロジェクト推進にあたり留意した点について、総務担当の横田里美氏は次のように振り返る。

　「特に給与はお金のことですし、少しでも不信感がないようにと心がけました。『なんでも聞いてください』と声がけし、スマホの操作をはじめ、電子化した給与明細のデータ保存や印刷方法などを一つひとつ説明していきました」

　同社団のきめ細かい給与計算ルールをシステムに反映させる際は、山辺事務機のサポートを受けることで、滞りなく進められたという。

　勤怠管理、給与計算業務の効率化により、総務では捻出できた時間を現場のサポートや次の取り組みに使うことができ、組織全体の最適化が図られている。

ＩＴ経営マガジン「ＣＯＭＰＡＳＳ」編集長
◇石原　由美子／いしはら・ゆみこ

アップコンパス代表。教材編集や講師業を経て、情報処理技術者試験の書籍編集、モバイル分野の雑誌編集を担当した後、ＩＴ経営マガジン「ＣＯＭＰＡＳＳ」https://www.compass-it.jp/の編集に携わる。中小企業支援機関・支援者と連携しながら、中小企業が主体となる等身大のＩＴ活用をテーマに、全国の事例を取材し、その本質を伝えている。各地の商工会議所においても、ＩＴ活用事例・ＤＸ入門等のセミナーを担当。